Celem usprawnienia obsługi, poniżej przedstawiony został wykaz podstawowych dokumentów i informacji, wymaganych przy sporządzaniu aktów notarialnych obejmujących najczęściej występujące w praktyce umowy i oświadczenia. Spis ten nie ma charakteru wyczerpującego, gdyż z uwagi na okoliczności konkretnego przypadku może zachodzić konieczność przedstawienia dodatkowych, niewymienionych niżej dokumentów i danych. Wszelkie informacje dotyczące planowanej czynności oraz dokumentacji koniecznej do jej dokonania uzyskają Państwo w sekretariacie Kancelarii, a w sprawach mniej zawiłych także telefonicznie lub drogą mailową.
Osoba biorąca udział w czynności notarialnej powinna posiadać przy sobie ważny dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport, karta pobytu wydana cudzoziemcowi).
Dokumenty należy dostarczyć do Kancelarii odpowiednio wcześniej przed umówionym terminem dokonania czynności. Na etapie przygotowywania projektu aktu notarialnego wystarczające będzie posłużenie się kopiami dokumentów, które mogą Państwo dostarczyć w dogodny dla siebie sposób: osobiście, przesyłką pocztową, kurierską lub drogą elektroniczną. Oryginały dokumentów powinny zostać przedłożone notariuszowi najpóźniej w dniu czynności.
1
SPRZEDAŻ/DAROWIZNA LOKALU STANOWIĄCEGO ODRĘBNĄ NIERUCHOMOŚĆ:
- odpis zwykły z księgi wieczystej, względnie numer księgi wieczystej,
- zaświadczenie wydane przez administratora wspólnoty mieszkaniowej,
- podstawa nabycia,
- informacja o stanach cywilnych stron,
- przy sprzedaży – cena, sposób i termin jej zapłaty,
- przy darowiźnie – wartość rynkowa nieruchomości,
- przy sprzedaży - świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu,
- termin wydania lokalu,
- w przypadku udzielenia kredytu na zakup lokalu – umowa kredytowa do wglądu.
2
SPRZEDAŻ/DAROWIZNA SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU:
- jeżeli dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu prowadzona jest księga wieczysta – odpis zwykły z księgi wieczystej, względnie numer księgi wieczystej,
- zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową,
- podstawa nabycia,
- informacja o stanach cywilnych stron,
- przy sprzedaży – cena, sposób i termin jej zapłaty,
- przy darowiźnie – wartość rynkowa prawa do lokalu,
- przy sprzedaży - świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu,
- termin wydania lokalu,
- w przypadku udzielenia kredytu na zakup lokalu - umowa kredytowa do wglądu.
3
SPRZEDAŻ/DAROWIZNA NIERUCHOMOŚCI GRUNTOWEJ/PRAWA UŻYTKOWANIA WIECZYSTEGO:
- odpis zwykły z księgi wieczystej, względnie numer księgi wieczystej,
- podstawa nabycia,
- wypis z rejestru gruntów, a w przypadku gdy przedmiotem umowy jest działka/działki, które będą wydzielane do nowej księgi wieczystej – wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, zawierające w swej treści adnotacje, że stanowią one podstawę wpisu w księdze wieczystej, zaś w przypadku gdy nieruchomość uległa podziałowi - mapa sytuacyjna wraz z decyzją zatwierdzającą projekt podziału,
- przy sprzedaży - dokumenty potwierdzające, iż nikomu nie przysługuje prawo pierwokupu nieruchomości na podstawie ustawy z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji (Dz.U. z 2018r., poz. 1398), tj. zaświadczenie, z którego wynika, iż rada gminy nie podjęła uchwały w sprawie wyznaczenia obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji, jak również nie ustanowiono specjalnej strefy rewitalizacji, oraz na podstawie ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach (Dz.U. z 2017 r., poz.788 ze zm.), tj. zaświadczenie, iż nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej,
- zwięzły opis zabudowań znajdujących się na gruncie,
- przy sprzedaży nieruchomości zabudowanej budynkiem mieszkalnym - świadectwo charakterystyki energetycznej budynku,
- informacja o stanach cywilnych stron,
- przy sprzedaży – cena, sposób i termin jej zapłaty,
- przy darowiźnie – wartość rynkowa przedmiotu umowy,
- termin wydania nieruchomości,
- w przypadku udzielenia kredytu na zakup – umowa kredytowa do wglądu.
4
USTANOWIENIE HIPOTEKI/SŁUŻEBNOŚCI:
- odpis zwykły z księgi wieczystej, względnie numer księgi wieczystej,
- informacja o stanie cywilnym podmiotu ustanawiającego ograniczone prawo rzeczowe,
- przy ustanawianiu hipoteki – dokument obejmujący w swej treści czynność prawną, z której wynika wierzytelność mająca być zabezpieczona hipotecznie (np. umowa kredytu, pożyczki, sprzedaży itp.),
- przy ustanawianiu służebności (opcjonalnie) – mapa z zaznaczonym sposobem wykonywania służebności (przebiegiem dojazdu, umiejscowieniem urządzeń przesyłowych itp.).
5
UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA USTANAWIAJĄCA ROZDZIELNOŚĆ MAJĄTKOWĄ:
- odpis skrócony aktu małżeństwa, względnie informacja o dacie i miejscu zawarcia małżeństwa (nie dotyczy intercyz przedmałżeńskich).
6
TESTAMENT:
- dane osób powołanych do spadku (zapisobierców, wykonawcy testamentu, osób obciążonych obowiązkiem wykonania polecenia) – imiona, nazwiska, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia lub numer PESEL,
- przy testamencie z zapisem windykacyjnym lub zwykłym – opis przedmiotu zapisu (w przypadku nieruchomości – numer księgi wieczystej).
7
PEŁNOMOCNICTWO:
- dane osobowe pełnomocnika, (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr PESEL, adres zamieszkania),
- zakres umocowania,
- przy umocowaniu do zbycia/nabycia/obciążenia lub innej czynności mającej za przedmiot konkretną nieruchomość lub prawo użytkowania wieczystego – numer księgi wieczystej (w przypadku własnościowych spółdzielczych praw do lokali – dane lokalu lub numer księgi wieczystej, jeśli jest prowadzona).
8
PRZYKŁADOWE DOKUMENTY DODATKOWE:
- dokument pełnomocnictwa – jeżeli strona działa przez pełnomocnika,
- wypis umowy majątkowej małżeńskiej – jeżeli nabywca pozostaje w ustroju rozdzielności majątkowej,
- uchwała organu osoby prawnej obejmująca zgodę na dokonanie czynności
(o ile konieczność jej uzyskania wynika z przepisów prawa lub regulacji wewnętrznych danego podmiotu), - dokument wykazujący następstwo prawne (np. wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, odpis postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, odpis postanowienia o przysądzeniu własności, o nabyciu nieruchomości przez zasiedzenie, wypis aktu notarialnego),
- wypis z rejestru budynków lub kartoteki budynków oraz wyrys z mapy ewidencyjnej – w przypadku zamieszczenia w akcie notarialnym wniosku o ujawnienie budynku w księdze wieczystej,
- decyzja wójta/burmistrza/prezydenta miasta zatwierdzająca projekt podziału nieruchomości, gdy podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,
- jeżeli zbywca nabył przedmiot umowy na podstawie dziedziczenia albo zasiedzenia, a po 31.12.2006 roku także na podstawie darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności (współużytkowania wieczystego), zachowku bądź innym tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, koniecznie będzie przedłożenie zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego, stwierdzającego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.